Les retards et impayés ralentissent le développement. Il faut alors prendre des mesures. Cependant le recouvrement est souvent la cause d’une excitation insupportable pour les entreprises. Découvrez les étapes stratégiques d’une relance de facture impayée.
Préparer le dossier nécessaire
Voyons en premier lieu le KYC qui signifie « Know Your Customer ». On parle ici d’une vérification de la partie clientèle. C’est-à-dire de se demander : l’entreprise est-elle récente ? Est-elle en redressement judiciaire ? Connaît-on son bilan ? Ces informations sont primordiales avant d’entamer une relation commerciale.
Considérons la deuxième étape qui est la sécurisation du contrat client. Celle-ci consiste à fournir les preuves de la livraison. Des outils modernes sont disponibles pour améliorer la robustesse de vos preuves comme cité ci-après. Ces outils peuvent être : les suivis des envois et réceptions de document et d’email à partir d’un outil de tracking, la signature électronique des devis et des documents de ventes et le suivi des actions de livraison depuis la preuve du transporteur ou la signature du bon de livraison. Ces étapes sont très importantes, pourtant, d’autres phases sont à considérer.
Relancer aimablement par e-mail
Cette relance doit être lancée peu de temps avant le délai de paiement de la facture. Comme il ne s’agit pas jusqu’à ce moment d’une étape contentieuse, le langage dans cette étape est contraint d’être assez mesuré. Pendant la rédaction de cette lettre, deux règles sont à retenir : la fermeté et le sens commercial. Autre chose à ne pas oublier c’est d’enregistrer les emails avec un tracking des actions du débiteur. De cette façon, il sera difficile pour le client de prétendre à l’ignorance.
La relance par courrier simple et mise en demeure
Nous aboutissons à la préparation de la phase contentieuse si le client n’a pas encore payé suite à la relance par email. Il s’agit en premier lieu d’adresser une relance par courrier postal, en mode courrier simple. Si la relance par courrier simple est infructueuse, il est temps d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.
Passez aux actions légales en contentieux
Passez maintenant à l’intervention de la loi s’il paraît que le client refuse de payer. Généralement, il s’agit ici d’agir devant le juge local afin d’obtenir une injonction de payer ainsi qu’un titre exécutoire. Un autre choix, mais cependant plus coûteux, est disponible, c’est de faire appel à une société de recouvrement.
